Die 6 wichtigsten Fragen zu Vertriebsoutsourcing
Sie wissen noch nicht ob Vertriebsoutsourcing für Ihr Unternehmen interessant sein könnte? Diese Reihe beschäftigt sich mit Fragen, die sich unsere Kunden im Vorfeld häufig stellen. Ob und wann der Vertriebsoutsourcing-Weg zum Erfolg führt, zeigt sich dann relativ schnell, wenn Ist-Stand und Unternehmensziele gegenübergestellt werden.
Was ist Vertriebsoutsourcing?
Unter Vertriebsoutsourcing versteht man die Auslagerung einzelner Schritte im Vertrieb an externe Dienstleister, die auf die Optimierung von Vertriebsprozessen spezialisiert sind. Konkrete Ziele, Dauer und Gegenstand der Leistung werden gemeinsam erarbeitet und vertraglich geregelt.
Welches Ziel verfolgt Vertriebsoutsourcing?
Hier wird es schon interessanter, denn obwohl die Definition von Vertriebsoutsourcing fast überall gleich ist, können die Ziele sehr unterschiedlich sein. Wohin die Reise im Einzelnen geht, entscheiden Auftraggeber und Outsourcing-Partner zusammen. Wichtig ist, dass das übergeordnete Ziel immer auf erkannten Potentialen basiert. Kurz gesagt:
Ein sinnvolles Vertriebsoutsourcing hat immer zum Ziel, erkannte Umsatz- und Wachstumspotentiale systematisch zu adressieren, ohne dafür eigene Personalressourcen aufbauen zu müssen.
Was wird ausgelagert / ergänzt?
In den seltensten Fällen geht es darum, den gesamten Sales-Bereich abzugeben. Professionelle Anbieter von Vertriebsdienstleistungen verstehen sich als Vertriebsoptimierer, die in zuvor definierten, klar abgesteckten Gebieten oder Marktsegmenten Vertriebsteams einsetzen. Damit werden brachliegende Wachstumspotenziale gezielt adressiert und die Kompetenzen des Vertriebspartners genau dort eingesetzt, wo sie gebraucht werden.
Ausgelagert wird:
- Personal in Form von Vertriebsteams in abgesteckten Gebieten für klar definierte Produkte und Dienstleistungen
- Vertriebsführung mit allen strategischen und operativen Maßnahmen
- Leadgenerierung
- Vertriebsinnendienst
Welche Aufgaben dem Vertrieb konkret zukommen, wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Daher gibt es auch kein Pauschalrezept für eine optimale Verteilung einzelner Vertriebsaufgaben. Es lohnt sich jedenfalls, Marketingaktivitäten und Vertriebsaufgaben zusammen zu denken, um den Kundenstock erfolgreich wachsen zu lassen. Heute zählt die digitale Reise des Kunden, bei der er tendenziell immer später mit dem Vertrieb kommuniziert.
Einzelne Vertriebs- und Marketingaufgaben entlang des Sales-Channels können sein:
- Potenzielle Kunden werden identifiziert.
- Hunting: Neukundenakquise durch den Vertrieb oder Leadgenerierung im Rahmen des Leadmanagements als Teil der Marketing-Aktivitäten.
- Persönliche Kontaktaufnahme bei oder nach der Neukundenakquise.
- Lead-Qualifikation: Bewertung der Anfragen und gewonnener Kontakte in Hinblick darauf, wo der Kunde im Moment steht und was er braucht.
- Develop & Proof: Die wichtigste Phase im Verkaufsprozess, auf die bestenfalls der Abschluss folgt. Hier wird der Kunde persönlich vom Vertrieb auf seiner Customer-Journey begleitet. Es werden Beratungs- und Verkaufsgespräche geführt und im richtigen Moment ein Angebot gemacht. Beim Lead-Nuturing ist auch das Marketing in dieser Phase stark vertreten: mit Informationstracking und individueller digitaler Kommunikation.
- Einen Auftrag erfolgreich abschließen und nachbearbeiten.
- Farming: Der Kunde wird auch nach dem Kauf betreut und bearbeitet, um die Loyalität zum Unternehmen zu stärken und Cross-Selling Potentiale zu adressieren.
- Vertriebsführung und -management, dh. Planung und Konzeption, Kostenkontrolle, Koordination, Kontrolle der Arbeitsschritte, Qualitätssicherung und Dokumentation.
- Vertriebscontrolling
Ein guter Anbieter von Vertriebsoutsourcing führt eine wirtschaftliche Potenzialanalyse (auf internes Glossar verlinken) durch und eruiert, welche dieser Teilbereiche und Arbeitsschritte, durch welche strategischen Aktionen optimiert werden können.
wie Vertriebsoutsourcing in der Praxis funktioniert?
Warum sollten Vertriebsaufgaben ausgelagert werden?
- Wenn die Manpower fehlt (Personalengpass)
- Wenn interne Managementressourcen fehlen
- Wenn die Zeit fehlt, Mitarbeiter selbst zu rekrutieren
Werden Wachstumspotenziale erkannt, setzen Sie gezielte Schritte, um diese zu adressieren. Doch auch wenn das nötige Know-How sowie eine Vertriebsstruktur im Unternehmen bereits besteht, kann es an den einzelnen Stellen zu Engpässen kommen. Fehlende Zeit, Management- und Personalressourcen sind ein häufiger Grund dafür, dass Vertriebsaktivitäten ausgelagert werden.
Die Herausforderungen für Geschäftsführer oder Vertriebsleiter können dabei ganz unterschiedlich sein. Häufig ist zu beobachten, dass der Fokus im Vertrieb auf jenen Kunden liegt, die am meisten Gewinn bringen. Klingt logisch. Doch auch B- oder C-Kunden haben ein großes Potenzial, wenn man sie im richtigen Moment abholt.
Oft sind Geschäftsführer in größeren Konzernen zusätzlich mit dem sogenannten „Headcount-Problem“ konfrontiert. Das bedeutet, dass es immens schwierig und langwierig sein kann, Freigaben für zusätzliche Personalressourcen zu bekommen.
Nicht selten wird der Grund für fehlenden Wachstum in der persönlichen Leistung einzelner Vertriebsteams gesehen, wenn ihre Performance den Vergleich mit anderen nicht standhält. Dann helfen externe Dienstleister neben der Personalsuche und der Führung von Vertriebsteams bei der Auswahl einer geeigneten vertrieblichen Aus- und Weiterbildung.
Potenziale gibt es an vielen Ecken im Vertrieb. Diese müssen nur rechtzeitig erkannt und den Ressourcen unter Bedacht auf die Wirtschaftlichkeit der Aktivitäten richtig zugeteilt werden.
Welche Vorteile hat Vertriebsoutsourcing?
Vertriebsoutsourcing kann eine temporäre, sollte aber im Idealfall eine langfristige Lösung sein. Sorgfältig geplant wird sie zur Investition in Ihr Business, um die Vertriebspower nachhaltig zu steigern.
Externe Vertriebsteams performen besser
Gut positionierte Outsourcing-Teams performen in vielen Fällen besser als die internen Mannschaften. Das liegt nicht zwangsläufig in der persönlichen Leistung der Vertriebsmitarbeiter, sondern darin, dass externe Teams vertriebsaktiver sind. Das heißt, sie sind mehr beim Kunden und weniger mit internen Administrationsaufgaben und Meetings beschäftigt.
Vertriebsoutsourcing bringt aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile mit sich:
- Bringt Flexibilität
Vertriebsoutsourcing ist flexibel und verschafft Raum für das Kerngeschäft. Es werden Personal-Ressourcen ergänzt, die genauso funktionieren, wie der unternehmenseigene Vertrieb. Es werden keine Prozesse und Abläufe übergestülpt, sondern gemeinsam erarbeitet und auf das Unternehmen abgestimmt.
- Baut das Know-How aus
Vertriebsoutsourcing bringt auch immer einen Ausbau des unternehmensinternen Know-Hows mit sich. Die Zusammenarbeit gestaltet sich idealerweise partnerschaftlich. Geschäftsführer und Vertriebsleiter können von dem laufenden Wissenstransfer profitieren und praktische Tools nutzen, um den Vertrieb weiterzuentwickeln.
- Ist steuerbar
Im Vergleich zum Handelsvertreter ist Vertriebsoutsourcing absolut steuerbar. Der Sales-Bereich wird nicht komplett ausgelagert, sondern wird vom Outsourcing-Partner unterstützt.
- Schafft Speed
- Spart Zeit in der Rekrutierung
Das Recruiting von MitarbeiterInnen im Vertrieb wird häufig ausgelagert, da dies sehr zeitaufwändig ist. Wird die Auswahl einzelner Vertriebsmitarbeiter oder ganzer Vertriebsteams vom selben Dienstleister übernommen, der auch das Management in der Prozessoptimierung berät, hat dies einen klaren Vorteil: eine klare Linie von Konzept über Strategie bis hin zum einzelnen Mitarbeiter. So lassen sich auch Nischenmärkte mit klaren Spezialisierungen der MitarbeiterInnen rascher erschließen. Damit reduzieren sich auch die Kosten und das Risiko im Vergleich zu einer direkten, internen Stellenbesetzung.
- Optimiert die Vertriebsteams
Niemand kann es sich leisten, schlecht geschulte MitarbeiterInnen mit Produkten oder Dienstleistungen loszuschicken, die sie nicht gut auskennen. Wenn Sie externe Vertriebsteams einsetzen, können Sie davon ausgehen, dass die MitarbeiterInnen eine besondere Eignungsprüfung durchgemacht haben, intensiv auf Ihr Produkt geschult und laufend begleitet werden. Außerdem kann durch die geschulten externen Vertriebsmitarbeiter der Vertrieb gezielter und fokussierter umgesetzt werden.
Welche Risiken bringt Vertriebsoutsourcing mit sich?
Vertriebsoutsourcing bringt erhebliche Chancen für Ihren Vertrieb. Natürlich gibt es auch Stolperfallen.
Das größte Risiko eine Fehlinvestition zu tätigen liegt ohne Zweifel dann vor, wenn im Vorfeld keine messbaren Ziele vereinbart wurden. Dann können Investitionen ausufern, möglicherweise an den falschen Stellen eingesetzt und durch fehlende Evaluierung nicht angepasst werden.
Nicht jeder Anbieter eignet sich gleichermaßen für jede Branche. Sie sollten immer einen Spezialisten beauftragen, der mit Ihrer Branche vertraut ist.
Die Risiken für das Unternehmen sind auch beim Vertriebsoutsourcing wohl überlegt durchzukalkulieren. Die Wirtschaftlichkeit sollte auch hier oberste Priorität haben. Mit einer guten Kalkulation und dem realistischen Einschätzen von Zielen ist Outsourcing im Sales eine gute Möglichkeit, neue Märkte zu erfassen, den Umsatz zu steigern und das Unternehmenswachstum anzukurbeln.
Wann lohnt es sich, Sales-Prozesse auszulagern?
- Wenn Wachstumspotenziale erkannt wurden, aber keine Zeit, zu wenig Know-How oder nicht die passenden Ressourcen vorhanden sind, um den Vertrieb voranzutreiben.
- Wenn ineffiziente Händlerstrukturen nicht zum gewünschten Erfolg führen
- Wenn Potenziale und Chancen gar nicht entdeckt werden können, weil es im Vertrieb keine transparenten Strukturen gibt.
- Wenn Sie am besten noch heute statt morgen Wachstumschancen ergreifen müssten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.